Our Services
Latest Knowledge Updates
เช็กลิสต์ย้ายอีเมลองค์กรไป Google หรือ Microsoft 365
27 November 2025
รู้ก่อน ย้ายง่าย ไม่เมลหาย ไม่ปวดหัว ช่วงนี้หลายองค์กรเริ่มวางแผนย้ายจากระบบอีเมลเดิม ไปใช้ Google Workspace หรือ Microsoft 365 เพราะได้ทั้งฟีเจอร์ที่ครบขึ้น ความปลอดภัยที่ดีกว่า และการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่สะดวกกว่าเดิม แต่ก่อนจะย้าย ก็มักมีคำถามที่เจอบ่อย เช่น “ถ้าย้ายแล้วเมลจะหายไหม?” “พนักงานจะใช้งานต่อได้เลยหรือเปล่า?” “ต้องเตรียมอะไรให้บริษัทที่มาช่วยย้ายบ้าง?” บทความนี้จะพาไปดูทีละขั้นแบบ ภาษาคนทั่วไป ไม่ต้องเก่งไอทีก็อ่านเข้าใจ พร้อมเช็กลิสต์ให้เช็กก่อนย้ายจริง และมีคำแนะนำว่าทำไมการใช้ผู้เชี่ยวชาญอย่าง hostatom มาช่วยดูแลจึงปลอดภัยกว่า ทำความรู้จัก Google Workspace และ Microsoft 365 ก่อนย้ายอีเมล Google Workspace คืออะไร คิดง่าย ๆ ว่าเป็น ออฟฟิศออนไลน์ของ Google อยู่บนคลาวด์ทั้งหมด ใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ บริการหลัก เช่น Gmail – อีเมลองค์กร @yourcompany.com Google Drive – เก็บไฟล์เอกสาร รูปภาพ วิดีโอ Docs / Sheets / Slides – เอกสาร Word, Excel, PowerPoint เวอร์ชันออนไลน์ Google Meet / Chat / Calendar – ประชุมออนไลน์ แชท นัดหมาย เหมาะกับองค์กรที่ต้องการใช้งานง่าย ไม่ต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์เอง และให้พนักงานทำงานร่วมกันบนไฟล์เดียวกันได้แบบเรียลไทม์ Microsoft 365 คืออะไร ส่วน Microsoft 365 คือ ออฟฟิศออนไลน์ของ Microsoft ที่หลายคนคุ้นเคยอยู่แล้ว บริการหลัก เช่น Outlook – อีเมลองค์กร OneDrive / SharePoint – เก็บไฟล์บนคลาวด์ Word / Excel / PowerPoint – ทั้งแบบโปรแกรมติดเครื่องและแบบออนไลน์ Microsoft Teams – ประชุมออนไลน์ แชท ทำงานเป็นทีม เหมาะกับองค์กรที่ใช้ Microsoft Office อยู่แล้ว ต้องการต่อยอดไปใช้บนคลาวด์ และจัดการผู้ใช้จากส่วนกลางได้ง่ายขึ้น 📣คำแนะนำ: ถ้าองค์กรใช้ Office เดิมเยอะ และพนักงานติด Outlook หนัก ๆ มักเลือก Microsoft 365 ถ้าองค์กรชอบทำงานบนเว็บ ใช้ Docs/Sheets แชร์งานเยอะ มักเลือก Google Workspace ทำไมการย้ายอีเมลองค์กรต้องวางแผนให้ดี การย้ายอีเมลไป Google Workspace หรือ Microsoft 365 ไม่ใช่แค่ “สมัครแพ็กเกจใหม่แล้วจบ”แต่เกี่ยวข้องกับสิ่งเหล่านี้: เมลเก่าของพนักงานหลายปี รายชื่อในสมุดที่อยู่ (Contacts) ปฏิทินนัดหมาย (Calendar) ระบบอื่น ๆ ที่ส่งเมลออก เช่น เว็บไซต์, ระบบใบเสนอราคา, ระบบแจ้งเตือน ความต่อเนื่องในการทำงานของทั้งบริษัท และที่สำคัญที่สุดคือ “อีเมลห้ามหาย” ถ้าวางแผนไม่ดีอาจเกิดปัญหาเช่น ลูกค้าส่งเมลมาแล้วไม่ถึง พนักงานหาประวัติอีเมลเก่าไม่เจอ ระบบส่งเมลอัตโนมัติใช้ไม่ได้ ต้องหยุดใช้เมลชั่วคราว (Downtime) ทำงานสะดุดทั้งบริษัท เพราะแบบนั้น หลายองค์กรจึงเลือกใช้ บริการย้ายอีเมล (Email Migration) จากผู้เชี่ยวชาญอย่าง hostatom เพื่อให้มีทีมช่วยดูแลทุกขั้นตอน และรับผิดชอบร่วมกันหากมีปัญหา เช็กลิสต์: ก่อนย้ายอีเมลองค์กร ต้องเตรียมอะไรบ้าง หัวข้อนี้คือ “เช็กลิสต์หลัก” ที่ควรเตรียมให้พร้อมก่อนเริ่มย้ายจริง แนะนำให้ส่งให้ฝ่ายไอที หรือผู้ที่ดูแลระบบเก็บข้อมูลให้ครบ 1. รู้ให้ชัดว่า “โดเมนและ DNS” อยู่ที่ไหน DNS คืออะไร?อธิบายแบบง่ายที่สุด:DNS เปรียบเหมือน “สมุดโทรศัพท์ของอินเทอร์เน็ต”มันจะบอกว่า ชื่อโดเมน yourcompany.com ควรไปหาเว็บไซต์ที่ไหน และควรส่งอีเมลไปที่เซิร์ฟเวอร์ไหน สิ่งที่ควรรู้ก่อนย้าย: โดเมนของคุณจดทะเบียนที่ไหน (เช่น ผู้ให้บริการโดเมน หรือโฮสติ้งเจ้าใด) ใครถือรหัสเข้าไปแก้ DNS ได้ ตอนนี้ค่า MX (ตัวกำหนดว่าเมลควรถูกส่งไปที่ไหน) ชี้ไปที่ระบบอะไร การเปลี่ยน MX คือการบอก “ตั้งแต่นี้ไป ให้เมลเข้าไปที่ระบบใหม่” ถ้าตั้งผิด เมลอาจเด้ง ไม่เข้า หรือสูญหายได้ ถ้าไม่รู้เลยว่าดูตรงไหน ให้ส่งรายละเอียด/เอกสารที่มีให้ทีม hostatom ตรวจสอบแทนได้เราช่วยเช็ก DNS และอธิบายให้ฟังทีละขั้นตอน 2. ตรวจสอบระบบอีเมลเดิมและวิธีใช้งาน ข้อมูลชุดนี้จะใช้กำหนดวิธีการย้ายและเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม ใช้เมลผ่านอะไร หน้าเว็บ (Webmail) โปรแกรม Outlook / Thunderbird แอปในมือถือ ระบบเดิมเป็นของอะไร ใช้ hosting ทั่วไป (บน DirectAdmin / cPanel) Mail server ภายในบริษัท (เช่น Microsoft Exchange) หรือใช้ Google / Microsoft อยู่แล้ว แต่จะย้ายไปอีกบัญชีหนึ่ง ทำไมต้องรู้?เพราะแต่ละระบบใช้วิธีดึงเมลออกมาไม่เหมือนกันบางแบบดึงได้ตรง ๆ จากเซิร์ฟเวอร์แต่บางแบบเมลอยู่ในเครื่องพนักงาน (แบบ POP3) ต้องวางแผนเก็บไฟล์จากเครื่องก่อน เพื่อไม่ให้เมลหาย 3. มีผู้ใช้กี่คน และแต่ละคนมีเมลเยอะแค่ไหน ข้อนี้สำคัญมาก จะเกี่ยวกับทั้ง เวลาในการย้าย และค่าใช้จ่าย จำนวนบัญชีอีเมลทั้งหมด (รวมบัญชีที่เลิกใช้ไปแล้วด้วยหรือไม่?) ขนาดพื้นที่ที่ใช้ไปแล้วของแต่ละคน เช่น 1 – 5 GB 10 GB 50 GB ขึ้นไป (บัญชีที่ใช้เยอะผิดปกติ ควรทำรายการแยก) ต้องการย้ายเมลเก่าทั้งหมด หรือเฉพาะช่วงเวลา เช่น 1 – 3 ปีล่าสุด เช่น ย้ายเมล 2 – 3 ปีล่าสุด ส่วนที่เก่ากว่านั้นเก็บแยกเป็นไฟล์สำรอง ข้อมูลนี้จะมีผลต่อ: เวลา migration แพ็กเกจที่ต้องเลือก (เช่น พื้นที่ต่อผู้ใช้ของแต่ละแพ็กเกจบน Google Workspace/Microsoft 365) ทีม hostatom จะใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการประเมินเวลาและออกแบบวิธีการย้ายเช่น บัญชีที่ใหญ่เป็นพิเศษอาจต้องเริ่มย้ายล่วงหน้า เพื่อไม่ให้กินเวลานานเกินไปในวันจริง 4. ระบบอื่น ๆ ที่ใช้ส่งอีเมลร่วมด้วย ไม่ได้มีแค่พนักงานส่งเมลจากกล่องเมลเท่านั้นที่ต้องคิดถึง แต่ยังมีระบบอื่น ๆ ที่ยิงเมลออกอัตโนมัติ เช่น ฟอร์มบนเว็บไซต์ (แบบฟอร์มติดต่อเรา / สมัครสมาชิก) ระบบแจ้งเตือน เช่น ระบบจองคิว, ระบบออกใบเสนอราคา, ระบบ ERP / CRM ระบบกล้องวงจรปิด, อุปกรณ์เครือข่ายที่แจ้งเตือนผ่านเมล หลังจากย้ายอีเมลไป Google Workspace หรือ Microsoft 365 ต้องปรับการตั้งค่าระบบเหล่านี้ให้ใช้เมลใหม่ให้เรียบร้อย เลือกรูปแบบการย้ายอีเมลให้เหมาะกับองค์กร โดยหลัก ๆ จะมีอยู่ 3 แบบ (และผสมกันได้) 1. ย้ายทีเดียวจบ (เหมาะกับองค์กรเล็ก – กลาง) กำหนดวัน/เวลาที่ชัดเจน เช่น เสาร์ – อาทิตย์ ทำการย้ายเมลทั้งหมดล่วงหน้าให้มากที่สุด ตัดระบบไปใช้ Google Workspace หรือ Microsoft 365 วันเดียวเลย ข้อดี ชัดเจน วางแผนง่าย บอกพนักงานได้เลยว่า “หลังจากวันนี้ให้ใช้ระบบใหม่เท่านั้น” ข้อควรระวัง ถ้าเกิดปัญหาในวันย้าย จะกระทบผู้ใช้ทุกคน จึงต้องทดสอบให้ดีมากก่อนวันจริง 2. ย้ายแบบแบ่งกลุ่ม (เหมาะกับองค์กรกลาง – ใหญ่) แบ่งผู้ใช้ตามแผนก / สาขา / ความสำคัญของระบบ ย้ายทีละกลุ่ม ทดสอบให้เรียบร้อยก่อนย้ายกลุ่มถัดไป ข้อดี ลดความเสี่ยง หากพบปัญหาในกลุ่มแรกจะได้แก้ไขทัน เหมาะกับองค์กรที่มีผู้ใช้จำนวนมาก หรือมีหลายแผนกที่ใช้งานต่างกัน ข้อควรระวัง ในช่วงที่ยังย้ายไม่ครบทั้งองค์กร จะมีทั้งผู้ใช้ระบบเก่าและใหม่ ต้องวางแผนการสื่อสารภายในให้ดี 3. ย้ายแบบเน้น “ไม่ให้มี Downtime” หรือให้น้อยที่สุด สำหรับบางธุรกิจ เช่น ฝ่ายขาย งานบริการลูกค้า โรงงาน หรือโรงพยาบาล อาจต้องการให้การ หยุดชะงักน้อยที่สุด แนวทางโดยทั่วไปคือ ใช้เครื่องมือ email migration เพื่อซิงก์เมลจากระบบเดิมมาที่ระบบใหม่หลายรอบก่อนวันจริง เลือกตัดระบบในช่วงเวลาที่มีการใช้งานน้อยมาก เช่น กลางดึก หรือวันหยุด หลังตัด MX ยังคงซิงก์เมลอีกรอบเพื่อเก็บเมลที่เข้ามาช่วงรอยต่อ การออกแบบรูปแบบการย้ายแบบนี้ เหมาะให้ทำร่วมกับทีมที่มีประสบการณ์อย่าง hostatom เพื่อลดความเสี่ยงเมลตกหล่น สิ่งที่มัก “ลืม” ตอนย้ายอีเมล เวลาพูดถึงการย้ายอีเมลองค์กร เรามักนึกถึง “เมลในกล่องจดหมาย” เท่านั้น แต่จริง ๆ ยังมีข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น Contacts (สมุดที่อยู่)รายชื่ออีเมลลูกค้า/คู่ค้าบางส่วนเก็บอยู่ในโปรแกรม Outlook หรือมือถือ ไม่ได้อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Calendar (ปฏิทินนัดหมาย)นัดหมายต่าง ๆ ที่ผูกกับระบบเดิม ต้องเช็กว่าอยากย้ายตามมาด้วยหรือไม่ Tasks / Notes / Signature / Rulesบางโปรแกรมมี rule ให้จัดหมวดหมู่เมลอัตโนมัติ อันนี้ไม่ค่อยถูกย้ายมา ต้องตั้งใหม่ ข้อมูลเหล่านี้บางส่วนไม่ได้ถูกย้ายตามมาอัตโนมัติ จำเป็นต้อง Export/Import หรือให้ผู้ใช้ช่วยตั้งค่าใหม่บางส่วน ถ้าองค์กรใช้ Google Drive / OneDrive / SharePoint หรือพื้นที่เก็บไฟล์บนคลาวด์ของผู้ให้บริการเดิมอยู่ด้วย การย้ายไฟล์จำเป็นต้องมีแผนแยกต่างหากจากการย้ายอีเมล โดยเฉพาะเรื่องสิทธิ์การแชร์ไฟล์ หลังย้ายแล้ว ต้องไม่ลืมเรื่องความปลอดภัย หลังจากย้ายอีเมลเสร็จแล้ว ยังไม่ถือว่า “จบงาน” ทันที ยังมีขั้นตอนสำคัญด้านความปลอดภัยที่ควรทำต่อ 1. ตั้งค่า DNS สำหรับระบบใหม่ เปลี่ยนค่า MX ให้ชี้ไปยัง Google หรือ Microsoft ตั้งค่า SPF ให้ระบบภายนอกยอมรับว่า “เมลที่ส่งออกจากโดเมนนี้ เป็นของแท้” เปิดใช้ DKIM และแนะนำการตั้งค่า DMARC ตามนโยบายบริษัท ถ้าตั้งค่าไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง อาจเกิดกรณีเมลส่งออกแล้วเข้า Junk/Spam หรือถูกปฏิเสธได้ 2. ตั้งค่าความปลอดภัยของผู้ใช้ เปิดใช้ 2-Step Verification / Multi-Factor Authentication (MFA) สำหรับบัญชีผู้ใช้ โดยเฉพาะบัญชีสำคัญ ตั้งนโยบายรหัสผ่านให้รัดกุม ตรวจสอบอุปกรณ์ที่เคยผูกกับบัญชี หากเป็นเครื่องเก่าหรือไม่ได้ใช้งานแล้วควรถอดออก 3. ทดสอบก่อนประกาศว่า “ย้ายจบแล้ว” ก่อนจะประกาศว่า “ย้ายอีเมลเสร็จสมบูรณ์” ควรทดสอบอีกครั้งว่า ทดสอบส่ง – รับเมลจากใน – นอกองค์กร ให้ผู้ใช้สำคัญลองค้นหาเมลเก่าที่ต้องใช้บ่อย ว่าเจอครบไหม ตรวจสอบระบบอื่น ๆ ที่ส่งเมลอัตโนัติ เช่น ฟอร์มหน้าเว็บ ว่ายังทำงานอยู่ ทำไมควรให้ hostatom ช่วยย้ายอีเมลองค์กร การย้ายอีเมลองค์กรหนึ่งครั้ง เปรียบเหมือน “ผ่าตัดใหญ่” ของระบบสื่อสารทั้งบริษัทผิดพลาดเล็กน้อยอาจทำให้เมลหาย หรือหยุดทำงานไปทั้งระบบได้ การให้ผู้เชี่ยวชาญอย่าง hostatom เข้ามาช่วย มีข้อดีหลายอย่าง เช่น มีประสบการณ์ย้ายอีเมลจากระบบหลากหลาย ทั้งจากโฮสติ้งเดิม, mail server ภายใน, รวมถึงการย้ายไป–มาระหว่าง Google Workspace และ Microsoft 365 ช่วยตรวจสอบและวางแผนตั้งแต่ต้น เช็ก DNS และระบบเดิม ประเมินจำนวนผู้ใช้และขนาดข้อมูล เสนอแผนการย้ายที่เหมาะกับสภาพจริงขององค์กร ลงมือจัดการขั้นตอนเทคนิคให้แทบทั้งหมด ดึงเมลจากระบบเดิม ตั้งค่าระบบใหม่ ปรับ DNS และทดสอบส่ง–รับเมล มีทีม Support ดูแลหลังการย้าย ช่วยแก้ปัญหาการใช้งานเบื้องต้นให้ผู้ใช้ ตรวจสอบกรณีเมลส่งไม่ถึง หรือเข้า Spam สรุปคือ ให้ hostatom ช่วยดูแลเรื่องเทคนิคคุณมีหน้าที่หลักเพียงเตรียมข้อมูล และตัดสินใจในจุดสำคัญเท่านั้น การย้ายอีเมลองค์กรให้ปลอดภัยเริ่มต้นจากการมี “ข้อมูลครบ และมีผู้เชี่ยวชาญที่ไว้ใจได้” ก่อนอื่นต้องรู้ให้ชัดว่าจะย้ายไปใช้ระบบใดระหว่าง Google Workspace หรือ Microsoft 365 จากนั้นรวบรวมข้อมูลระบบเดิมให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น DNS ระบบเมลปัจจุบัน จำนวนผู้ใช้ ขนาดข้อมูล รวมถึงรูปแบบการใช้งานของพนักงาน แล้วจึงเลือกแผนการย้ายที่เหมาะกับขนาดและลักษณะธุรกิจของคุณ อย่าลืมคำนึงถึงข้อมูลส่วนอื่นอย่าง Contacts, Calendar และไฟล์ต่าง ๆ รวมถึงการตั้งค่าความปลอดภัยหลังการย้าย หากไม่มั่นใจด้านเทคนิค การให้ผู้เชี่ยวชาญอย่าง hostatom เข้ามาช่วยดูแลทุกขั้นตอนจะช่วยลดความเสี่ยง และทำให้การย้ายอีเมลขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นกว่าการทำเองมาก หากคุณกำลังวางแผนย้ายอีเมลองค์กรและอยากให้มีทีมมาช่วยดูแลตั้งแต่ “คุย วางแผน ลงมือ ไปจนถึงหลังย้ายเสร็จ” สามารถติดต่อทีม hostatom เพื่อขอคำปรึกษาได้เลย เราช่วยประเมินระบบเดิม วางแผนการย้าย และประมาณเวลาให้แบบเข้าใจง่าย แนะนำแพ็กเกจ Google Workspace หรือ Microsoft 365 ที่เหมาะกับขนาดธุรกิจของคุณ ดูแลการ Migration ให้ตั้งแต่ต้นจนจบ
วิธีค้นหาไฟล์/โฟลเดอร์ผ่าน File Manager ใน DirectAdmin
19 November 2025
เคยไหม? เวลาที่จะหาไฟล์ในโฮสต์ แต่ไม่รู้ว่าไฟล์นั้นซ่อนอยู่ตรงไหน จะให้ไล่หาที่ละโฟลเดอร์ก็ใช่เรื่อง แต่ไม่ต้องห่วง DirectAdmin มีระบบค้นหาไฟล์/โฟลเดอร์ให้ใช้งานแบบรวดเร็ว พร้อมแสดงผลได้ทันทีว่าไฟล์ที่ต้องการอยู่ตรงไหน โดยสามารถทำตามได้ง่าย ๆ ตามขั้นตอนต่อไปนี้ เริ่มจาก login เข้าใช้งาน DirectAdmin คลิกที่ File Manager ในหมวด SYSTEM INFO & FILES คลิกที่ Search พิมพ์ชื่อไฟล์/โฟลเดอร์ที่ต้องการค้นหา ในระหว่างที่พิมพ์ชื่อไฟล์/โฟลเดอร์ ระบบแสดงไฟล์/โฟลเดอร์ที่ตรงกับชื่อที่กำลังพิมพ์อยู่แบบเรียลไทม์ และจะมีการบอก path ของไฟล์/โฟลเดอร์ดังกล่าวกำกับไว้ด้วย โดยคุณสามารถคลิกที่ไฟล์/โฟลเดอร์นั้น เพื่อไปยังหน้าที่มีไฟล์/โฟลเดอร์นั้นอยู่ได้ หมายเหตุ โฮสต์ที่มีไฟล์เยอะมากอาจค้นหาช้ากว่าปกติ โดยเฉพาะเว็บไซต์ที่มีรูปหรือไฟล์ log จำนวนมาก ผลลัพธ์อาจไม่แสดง ถ้าไฟล์มีการจำกัดสิทธิ์ไว้ เช่น โฟลเดอร์ถูก Block อยู่ระดับเซิร์ฟเวอร์ บาง Hosting อาจตั้งค่าห้ามเข้าถึงบาง directory เช่น /etc/, /usr/, หรือพื้นที่ระบบอื่น ๆ หากคุณกำลังมองหาเว็บโฮสติ้งที่ใช้งานง่ายและปลอดภัย สามารถดูรายละเอียดแพ็กเกจ Web Hosting ของเราได้ที่👉 https://www.hostatom.com/web-hosting
เริ่มใช้ Power Automate เชื่อม Outlook-Excel-Teams อัตโนมัติ
18 November 2025
ถ้าคุณเบื่อกับงานเดิม ๆ ที่ต้องคอยก็อปปี้จากอีเมลไปวางใน Excel แล้วตามไปแจ้งใน Teams ซ้ำ ๆ ทั้งวัน บทความนี้เกิดมาเพื่อคุณเลย เราจะพาเริ่มใช้ Power Automate แบบ “ภาษาคนธรรมดา” เชื่อม Outlook, Excel, Teams ให้ทำงานอัตโนมัติ โดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว แค่คลิกตามก็ทำเป็นได้ Power Automate คืออะไร Power Automate คือบริการของ Microsoft ที่เอาไว้ “ให้ระบบทำงานแทนเรา” เช่น รับอีเมลแล้วจดลง Excel ให้เอง หรือมีข้อมูลใหม่แล้วส่งแจ้งเตือนเข้า Teams โดยไม่ต้องเขียนโค้ด เป็นส่วนหนึ่งของตระกูล Microsoft Power Platform และทำงานร่วมกับแอปใน Microsoft 365 ได้ดีมาก เช่น Outlook, Excel, Teams, SharePoint ฯลฯ หัวใจของ Power Automate คือการสร้าง Flow (ลำดับงานอัตโนมัติ) ที่ประกอบด้วย: Connector – ตัวเชื่อมไปยังแอป/บริการ เช่น Outlook, Excel, Teams Trigger – เหตุการณ์ที่ทำให้ Flow เริ่มทำงาน (เช่น “มีอีเมลเข้าใหม่”) Action – ให้ทำอะไรต่อ เช่น “เพิ่มแถวใน Excel” หรือ “ส่งข้อความเข้า Teams” คิดภาพง่าย ๆ: เมื่อเกิดเหตุการณ์ A ใน Outlook → ให้ไปทำ B ใน Excel → แล้วแจ้ง C ที่ Teams อัตโนมัติ สิ่งที่ต้องเตรียม ก่อนเริ่มใช้งาน Power Automate บัญชี Microsoft 365 / Microsoft 365 Business ที่มี Outlook, Excel, Teams และสิทธิ์ใช้ Power Automate (แผนธุรกิจส่วนใหญ่มีสิทธิ์ใช้ตัวคอนเนกเตอร์มาตรฐานได้อยู่แล้ว) ใช้อีเมล / Excel / Teams ขององค์กรอยู่แล้ว (จะสะดวกมาก) อินเทอร์เน็ต + เว็บบราวเซอร์ (Chrome, Edge ฯลฯ) รู้จักคำสำคัญ 3 ตัว: Flow, Trigger, Action Flow = สูตรการทำงานอัตโนมัติเหมือนเราเขียนลิสต์งานให้ระบบว่า “ถ้าเกิดแบบนี้ → ให้ทำสิ่งนี้ ๆ ตามลำดับ” Trigger = จุดเริ่มต้น เช่น มีอีเมลใหม่เข้า Inbox มีไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์ มีแถวใหม่ในตาราง Excel Action = ขั้นตอนที่ให้ระบบทำ เช่น เพิ่มข้อมูลลง Excel ส่งข้อความเข้า Teams ส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ ตัวอย่างขั้นตอนใช้ Power Automate กับ Outlook-Excel-Teams ตัวอย่างนี้จะทำ Flow ว่า: 📑 เมื่อมีอีเมลใหม่เข้า Outlook ที่เราสนใจ → บันทึกข้อมูลลง Excel → แจ้งเตือนใน Teams อัตโนมัติ ขั้นตอนที่ 1 -เตรียมตาราง Excel ให้พร้อม เปิด Excel Online (ผ่านเว็บ หรือใน OneDrive/SharePoint) จากตัวอย่างนี้จะเปิดผ่านเว็บคลิก “Create blank workbook” เพื่อสร้างไฟล์ สร้างไฟล์ใหม่ชื่อเช่น customer-email.xlsx สร้างตาราง (Insert → Table) ลากคลุมคอลัมน์ตามจำนวนหัวคอลัมน์ ระบบจะแสดงหน้าต่างขึ้นมาแล้วถามว่า “ข้อมูลที่ต้องการใช้ อยู่ในช่วง ….” จากนั้นให้ติ๊กถูก ✔️ หน้าหัวข้อ “My table has headers” (ตารางของฉันมีหัวเรื่อง)คลิก “OK“ มีหัวคอลัมน์เช่น วันที่ ผู้ส่ง หัวข้ออีเมล หมายเหตุ ตั้งชื่อ Table ที่เราสร้าง โดยคลิกที่ Tabel Design ตั้งชื่อ Table1 (หรือจะใช้ชื่ออื่นก็ได้นะคะ) Power Automate สามารถเชื่อมกับไฟล์ Excel ที่อยู่บน OneDrive/SharePoint แล้วทำงานกับ “Table” ภายในนั้นได้เลยจากนั้นให้จำชื่อไฟล์และ Table ไว้ ขั้นตอนที่ 2 – สร้าง Flow อัตโนมัติจาก Outlook เข้าหน้าเว็บ Power Automate (https://make.powerautomate.com) ล็อกอินด้วยบัญชี Microsoft 365 ด้วยบัญชีของคุณเลือกเมนู Create เลือก “Automated cloud flow” (Flow ที่รันอัตโนมัติเมื่อมีเหตุการณ์) ตั้งชื่อ Flow เช่น “Record the email in a table and notify Teams” (บันทึกอีเมลเข้าตาราง + แจ้ง Teams)ในช่องเลือก Trigger ให้ค้นหา “Outlook” แล้วเลือก Trigger ตัวอย่างเช่น When a new email arrives (V3) (เมื่อมีอีเมลใหม่เข้า) จากตัวเชื่อม Office 365 Outlook คลิก “Create“ ระบบจะสร้างหน้า Action ดังภาพ ขั้นตอนที่ 3 – เพิ่ม Action ให้บันทึกลง Excel กด New step (ขั้นตอนใหม่) หรือ + ค้นหา “Excel Online” เลือก Excel Online (Business)ที่ Excel Online ให้เลือก Add a row into a table หากไม่เจอให้คลิกที่ “See more” ดังภาพ เลือก “Add a row into a table“ ระบบจะพามาหน้า “Create connection” ให้คลิก “Sign in“ เลือกบัญชีที่ต้องการเชื่อมต่อ เลือก: Location: OneDrive หรือ SharePoint ขององค์กร ในตัวอย่างนี้ขอเลือก OneDrive Document Library: ที่เก็บไฟล์ File: เลือก customer-email.xlsx Table: เลือก Table1 ที่ Advanced Parameter เลือกตามคอลัมน์ที่เราสร้างไว้ จากนั้นคลิก Show all คลิกที่รูปสายฟ้า ตามภาพ ในช่องคอลัมน์ให้ใส่ค่าแบบดึงจากอีเมล (Dynamic content) เช่น วันที่ → Received Time ผู้ส่ง → From หัวข้ออีเมล → Subject Action จะถูกสร้าง ตามภาพ และ ข้อมูลอีเมลใหม่จะถูกเขียนลง Excel อัตโนมัติทุกครั้งที่ Trigger ทำงาน ขั้นตอนที่ 4 – เพิ่ม Action ให้แจ้งเตือนใน Teams ยังอยู่ใน Flow เดิมกด New step หรือ “+” อีกครั้ง ค้นหา “Teams” เลือก Microsoft Teamsที่ Microsoft Teams ให้เลือก Post message in a chat or channel หากไม่เจอให้คลิกที่ “See more” ดังภาพ เลือก “Post message in a chat or channel“ ระบบจะพามาหน้า “Create connection” ให้คลิก “Sign in“ เลือกบัญชีที่ต้องการเชื่อมต่อ ตั้งค่า ดังนี้ Post in: Channel Team: เลือกทีมที่ใช้จริงในองค์กร Channel: เช่น ทั่วไป หรือ งานลูกค้า ในบทความนี้ขอเลือกเป็น Test ในช่อง Message ให้ใส่ค่าแบบดึงจากอีเมล (Dynamic content)โดยคลิกที่รูปสายฟ้า ตามภาพ 📝ในข้อความให้เขียนประมาณ: มีอีเมลใหม่เข้าแล้ว 🎉 จาก: (From) หัวข้อ: (Subject) เวลา: (Received Time) เมื่อเสร็จแล้วจะได้ ดังภาพ จากนั้นกดปุ่ม “Save“ จากนี้ไป เมื่อมีอีเมลตามเงื่อนไขเข้า:Outlook → Excel ถูกอัปเดต → Teams ได้ข้อความแจ้งเตือนอัตโนมัติ เมื่อทดสอบส่งจดหมายแล้วใน Excel จะมีข้อความ ดังภาพ ส่วนใน Microsoft Teams จะมีข้อความแสดง ดังภาพ ตัวอย่าง Flow ง่าย ๆ เพิ่มเติมที่ทำได้คล้ายกัน แค่เปลี่ยน Trigger/Action ก็ได้ Flow ใหม่ทันที เช่น: มีไฟล์แนบมาในอีเมล → ให้เซฟไฟล์แนบลงโฟลเดอร์ OneDrive/SharePoint อัตโนมัติ แบบฟอร์มออนไลน์ส่งเข้ามา → ให้บันทึกข้อมูลลง Excel และแจ้งทีมผ่าน Teams มีคำว่า “ด่วน” ใน Subject → ให้ส่งแจ้งเตือนเข้า Teams หรือส่งอีเมลต่อไปหาอีกคนหนึ่ง ทั้งหมดนี้ใช้แค่การ “จิ้มเลือก” Trigger + Action ไม่ต้องเขียนโค้ดเองเลย เคล็ดลับสำหรับมือใหม่ Power Automate เริ่มจาก Template ก่อนบน Power Automate มีเทมเพลตเชื่อม Outlook – Excel – Teams ให้เลือกหลายแบบ เอามาใช้แล้วค่อยแก้ให้ตรงกับงานเรา ทดสอบด้วยเคสเล็ก ๆสร้าง Flow แล้วลองส่งอีเมลทดสอบ 1–2 ฉบับ ดูว่า Excel เติมข้อมูลถูกไหม / Teams แจ้งไหม ก่อนเอาไปใช้จริงทั้งทีม ตั้งชื่อ Flow ให้เข้าใจง่ายเช่น Outlook → Excel ลูกค้าใหม่ → แจ้ง Teams จะช่วยให้ทีมคนอื่นเปิดมาดูแล้วรู้ทันทีว่าทำอะไร ถ้า Flow พัง / Errorในหน้า Flow จะมีประวัติการรัน (Run History) บอกเลยว่าพังตรงขั้นไหน ทำให้ไล่แก้ได้ง่ายขึ้น Power Automate คือผู้ช่วยอัตโนมัติที่เชื่อม Outlook, Excel, Teams ให้ทำงานแทนเรา โดยใช้แนวคิดง่าย ๆ แค่ Trigger เริ่ม – Action ทำ เริ่มจาก Flow ตัวอย่างเช่น “อีเมลเข้า → จดลง Excel → แจ้ง Teams” ก็ช่วยลดงานมือซ้ำ ๆ ได้เยอะ มือใหม่ไม่ต้องเขียนโค้ด แค่ลาก คลิกเลือกแอปและฟิลด์ให้ตรง ก็เริ่มทำ Automation ใน Microsoft 365 ได้ทันทีใช้ไปสักพักคุณจะเริ่มมองงานประจำในมุมใหม่ว่า “อันนี้ให้ Power Automate ทำแทนได้ไหม” และนั่นคือจุดเริ่มต้นของการทำงานแบบอัตโนมัติทั้งทีม ถ้าอยากใช้ Power Automate แบบเต็มประสิทธิภาพ แนะนำให้ใช้คู่กับ Microsoft 365 / Microsoft 365 Business ที่รวม Outlook, Excel, Teams และบริการคลาวด์ต่าง ๆ ไว้ในชุดเดียว ทำให้เชื่อมต่อผ่าน Power Automate ได้สะดวก และใช้คอนเนกเตอร์มาตรฐานได้ทันที
What Our Users Say
tososay.com
ประทับใจในตลอดทุกการใช้งานที่มีมาตลอด กับ Hostatom ครับ
นอกจากใช้บริการพื้นที่และระบบแล้ว ทีมงานยังใส่ใจ เข้าใจ และรับฟัง การทำงานร่วมกันแม้ว่าจะเป็นระบบหน้าบ้าน ทีมงานก็ให้คำแนะนำที่จะใช้งานกับระบบหลังบ้านหรือโฮสต์ได้อย่างดี ขอบคุณที่ให้บริการมาตลอดครับ แนะนำสำหรับมือใหม่ และมืออาชีพ ไว้วางใจ hostatom ได้ครับ
nailekcook.com
ที่นี่บริการดีมากกกกค่ะ 10/10 ไม่หักคะแนนเลย
ช่วยเหลือ 24 ชม.จริงๆ ให้คำแนะนำ แก้ไขปัญหาให้ลูกค้าได้รวดเร็ว พี่ๆ เทคนิค และพี่ๆแอดมิน พูดจาดีมาก ลูกค้าไม่เข้าใจก็พยายามอธิบาย ไม่ผิดหวังเลยค่ะ
guiaespanolentailandia.com
ทีมงานซัพพอร์ตให้บริการดีมากครับ
ผมพึ่งศึกษาการทำเว็บมีปัญหาอะไรทีมซัพพอร์ตของ hostatom ช่วยได้ตลอดเลย ให้คำปรึกษาดี และตอบไวมากเลยครับ
